Mit dem Phasensystem lassen sich Interessenten in verschiedene Stufen des Verkaufs- und Mietprozesses einordnen. Die Einteilung der Interessenten in Vermarktungsphasen sorgt für eine effizientere Bewirtschaftung des Interessentenmanagements.
Übersicht
Die Einteilung der Interessenten in die entsprechenden Vermarktungsphasen ist unter Objekt>Kontakt ersichtlich. In der nachfolgenden Tabelle sind die Standardphasen des Verkaufsprozesses1) hinterlegt. Die Steuerung des Phasensystems erfolgt über maschinell generierte Einträge und Logbuchaktionen.
| Stufe | Vermarktungsphase | Aktion (Logbuch) |
| 1 | Suchtreffer angeschrieben | Objekt > Suchtreffer >Suchtreffer anschreiben// Aktion Benachrichtigung Suchtreffer |
| 2 | Anfrage erhalten | Eintreffende Portalanfrage (automatisch) oder manuelle Aktion Anfrage |
| 3 | Anfrage beantwortet | Freie Logbuchaktion |
| 4 | Dokumentation versendet | Aktion Versand Dokumentation |
| 5 | 1. Besichtigung | Aktion Besichtigung |
| 6 | 2. Besichtigung | Aktion Besichtigung |
| 7 | Verkaufsverhandlung | Freie Logbuchaktion |
| 8 | Reservation | Aktion Reservation |
| 9 | Kaufzusage | Aktion Kaufzusage |
| 10 | Finanzierungsnachweis | Freie Logbuchaktion |
| 11 | Vertragserstellung / Entwurf | Freie Logbuchaktion |
| 12 | Grundbuch / Notartermin | Freie Logbuchaktion |
| 13 | Vertragsunterzeichnung / Beurkundung | Aktion Beurkundung |
| 14 | Absage | Aktion Absage |
1)Für Mietobjekte sind per Standard andere Vermarktungsphasen hinterlegt. Die Handhabung erfolgt jedoch analog zu Kaufobjekten.
Steuerung des Phasensystems
Um Interessenten der gewünschten Vermakrtungsphase zuzuordnen, erstellen Sie eine Logbuchaktion auf dem entsprechenden Objekt. Verknüpfen Sie die Aktion mit einem Kontakt. Im unteren Abschnitt des Dialogfensters öffnet sich die Option für das Zuordnen zu einer Vermarktungsphase. Wählen Sie eine Phase aus und klicken Sie auf Speichern.
Steuerung der Phase mittels einer Logbuchaktion
Um nachfolgende Aktionen auf dem Interessent zu erfassen, klicken Sie beim entsprechenden Objekt auf das Menu Kontakte. Da bereits eine Kontakt / Objektverknüpfung besteht, können Sie direkt eine Aktion erfassen und die neue Phase festlegen. Bei diesem Vorgehen wird ein entsprechender Logbucheintrag generiert.
Steuerung der Phase ohne Logbuchaktion
Sie können Interessenten auch ohne Logbuchaktion einer neuen Phase zuordnen. In diesem Fall wird ein Hinweis im Logbuch generiert, mit der Information, dass der Interessent in eine andere Phase verschoben wurde.
Filtern nach Phasen und Interessenten anschreiben
Sie können Kontakte, resp. Interessenten, nach verschiedenen Vermarktungsphasen filtern. Interessenten lassen sich somit nach Phase per E-Mail anschreiben. Erstellen Sie dazu einen Filter und selektionieren Sie die gewünschte Phase. Prüfen Sie, ob der Filter aktiv ist. Klicken Sie in der blauen Aktionsleiste auf Kontakte informieren. Es werden nur die gefilterten Kontakte selektioniert. Lesen Sie dazu auch den FAQ-Artikel Wie erfasse ich eine Nachricht?.
Vermarktungsphasen im Reporting darstellen
Erstellen Sie ein Reporting. Lesen Sie dazu den FAQ-Artikel Wie erstelle ich ein Reporting?. Aktivieren Sie die Option Vermarktungsphasen.
Vermarktungsphase im Autoresponder wählen
Der Autoresponder beantwortet eingehende Portalanfragen zu einem Objekt automatisch mit einer von Ihnen erstellten persönlichen Benachrichtigung. Lesen Sie dazu auch den FAQ-Artikel Wie lassen sich Portalanfragen automatisch beantworten?. Im unteren Abschnitt des Dialogfensters befindet sich die Option für das Zuordnen zu einer Vermarktungsphase. Wählen Sie eine Phase aus und klicken Sie auf Speichern.