En tant qu'administrateur, vous trouverez un module dans votre menu utilisateur sous "Paramètres - Profil d'entreprise" qui vous permet de gérer les demandes de traitement et de suppression de données personnelles conformément au règlement sur la protection des données (RGPD).
Saisir une demande
Pour créer une demande, cliquez sur "+ Créer une demande" et saisissez le nom ou l'adresse e-mail du contact ou de l'utilisateur souhaité dans le champ de recherche. Notez que tous les résultats de recherche correspondants au prénom, au nom ou à l'adresse e-mail sont affichés, car il peut y avoir des doublons.
Pour distinguer un contact régulier d'un utilisateur CASAONE, observez le symbole qui précède. Pour un utilisateur, le symbole d'une personne est encerclé.
Choisissez ensuite entre deux types de demande :
- Demande d'accès aux données
- Demande de suppression des données
Dans les deux cas, vous obtenez ensuite une liste de tous les enregistrements personnels pertinents dans CASAONE, qui sont enregistrés sous le contact ou l'utilisateur en question.
(1) Type : Demande d'accès aux données
La fonction d'accès aux données vous permet de télécharger une liste des catégories pour lesquelles des informations sur la personne ont été collectées et de les mettre à la disposition de la personne concernée. Dans le cas d'un contact régulier, vous recevez également un lien ('Détails du contact') qui vous permet de modifier le profil du contact. C'est à vous de décider si vous souhaitez utiliser les informations du profil ou fournir ce lien au demandeur.
Veuillez noter que pour un utilisateur (p. ex. ancien collaborateur), la liste des enregistrements pertinents sera un peu plus longue que pour une personne de contact normale.
Si la personne concernée souhaite des informations plus détaillées sur d'autres catégories, comme les messages, vous pouvez à nouveau les rechercher, les marquer et les exporter avec le même critère de recherche sous 'Messages' et les lui envoyer par exemple par e-mail.
(2) Type : demande de suppression des données
Dans ce cas, pour supprimer ou anonymiser les données d'un contact ou d'un utilisateur conformément aux dispositions légales, vous devez, après avoir sélectionné le contact ou l'utilisateur, lire et comprendre d'abord, pour des raisons de sécurité, nos instructions qui décrivent les effets des données supprimées ou anonymisées sur d'autres fonctions dans CASAONE. Vous devrez ensuite confirmer votre décision à deux reprises
Par la suite, un numéro de référence est attribué à la demande et la suppression est mentionnée dans le statut 'En cours' dans le profil de votre entreprise sur la carte.
Une fois que tous les systèmes et bases de données ont été automatiquement nettoyés, une mise à jour du statut est effectuée lors de votre prochaine visite. Les demandes de suppression clôturées restent visibles jusqu'à 31 jours.